Lo que no se pueda medir, no se puede controlar, y lo que no se puede  controlar, no se podrá gestionar correctamente. Por eso son tan valiosos los denominados Key Performance Indicator (KPI). En un momento en el que los procesos logísticos de las organizaciones son cada vez más complejos, necesitamos de estas herramientas para alcanzar los niveles de eficacia que requiere el mercado actual.

A partir de los Indicadores Clave de Desempeño las organizaciones son capaces de tomar decisiones más inteligentes, basadas en datos empíricos (es decir, en la experiencia u observación) de su operativa. Gracias a estas soluciones, se pueden minimizar los errores, y no sólo eso, también mejorar la calidad y flujo de información y aumentar la productividad de la cadena de suministro.

¿Qué son los KPI?

Según la definición de José Manuel Toledano, catedrático de Ingeniería de la Organización Industrial de la UDIMA: un KPI sirve para evaluar el rendimiento y resultados de nuestra planificación estratégica, evaluación que, sencillamente, nos ayuda a mejorar nuestra toma de decisiones”.

Además, el experto añade que también sirven para “determinar el desempeño y demostrar el grado de progreso hacia los objetivos, midiendo lo que realmente sucede en comparación con lo que se ha planificado o con un modelo estándar”.

Lo más común es que estas comparaciones se efectúan en base a la cantidad, calidad y tiempos, que posteriormente se traducen en expresiones numéricas. Con los datos obtenidos, es posible medir el resultado en términos cuantitativos.

Los indicadores permitirán, por tanto, evaluar el rendimiento de los diferentes procesos implicados en la cadena de suministro como la recepción de carga, el almacenamiento, la administración de inventario, expediciones o entregas.

¿Cuáles son los tipos de KPI’s más importantes en logística?

Según la fase logística que abordemos, los indicadores clave más usados en el sector logístico son:

KPI de compras o abastecimiento

Estos buscan controlar los procesos de compra de nuevo stock y, también, la relación con los proveedores. Algunos ejemplos de KPI de compras son:

Para medir el cumplimiento de los proveedores

Gracias a estos KPI se puede evaluar la efectividad de los proveedores y los retrasos en la entrega. 

Cumplimiento de los proveedores = Pedidos recibidos fuera de plazo / Total de pedidos recibidos x 100

Para calcular el lead time de compra: 

Esta operación permite calcular el tiempo que pasa entre el instante en el que se solicita el pedido al proveedor hasta que se recibe la carga en el almacén. 

Lead time de orden de compra = Fecha de recepción del pedido – Fecha de  emisión

KPI de almacenamiento

 El objetivo de estos KPI’s es controlar los movimientos que se ejecutan en la instalación. Algunos ejemplos de los más utilizados son los siguientes:

Para calcular la tasa de entrega completa y a tiempo: 

A través de esta fórmula podemos medir el número de órdenes de pedidos que ya han sido entregadas satisfactoriamente. Esta tasa, muestra el nivel de productividad y de servicio al cliente. 

Tasa de entrega completa y a tiempo = Nº de pedidos completos a tiempo / Nº total de pedidos x 100

Para medir el tiempo de ciclo de orden interno

El ciclo de orden interno es el tiempo que tarda un pedido desde que se llega la orden hasta que se expide. 

Tiempo de ciclo de orden interno = Fecha de entrada de pedido – Fecha de expedició

KPI de inventarios o stock

Estos nos permiten estudiar los movimientos del stock a lo largo de la supply chain. Averiguar estos datos es clave para organizar de manera más precisa y personalizada el reaprovisionamiento de los productos. Algunos de los KPI de inventarios más utilizados son: 

Para medir la ruptura de stock: 

Este cálculo indica el porcentaje de veces que la empresa no ha sido capaz de satisfacer la demanda por hallarse sin stock. 

  Índice de rotura de stock = Pedidos no satisfechos / Pedidos totales x 100

Para calcular la rotación de existencias: 

Esta cifra muestra el número de veces que se renueva el inventario en el tiempo que marquemos. Cuando mayor sea esta tasa  mejor, puesto que significa que las ventas generan altos beneficios para la empresa. 

Tasa de rotación = Valor de las referencias vendidas / Valor promedio de existencias

KPI de transporte logístico

Por último, estos KPI’s tienen como foco analizar el impacto logístico que tienen los movimientos de los productos en cada eslabón de la cadena de suministro. Algunos de las formas de medirla más usadas son:

Para calcular los pedidos entregados a tiempo: 

Esta cifra revela la eficacia de las entregas

Entregas a tiempo = Nº de entregas a tiempo / Nº total de entregas realizadas x 100

Para conocer el nivel de utilización de la flota

Gracias a esta fórmula se puede determinar la capacidad de transporte ya ocupado en relación con la capacidad de transporte total del que se dispone en volumen o peso.

Utilización del transporte = Capacidad real utilizada / Capacidad total en kg o m3

Para computar el coste del transporte sobre las ventas:

Este cálculo muestra el coste que supone el transporte respecto a las ventas logradas de forma proporcional.

Coste del transporte sobre las ventas = Coste total del transporte / Ventas

Características de los KPI en logística

Según la definición de los Key Performance Indicator, los indicadores deben basarse, sobre todo, en los siguientes aspectos:

Relevancia

Esto significa que los datos que obtenga deben servir para la toma de decisiones, es decir, que estén estrechamente relacionados con la visión, misión y la estrategia de la empresa.

Consistencia

La operativa debe calcularse de la misma manera a lo largo del tiempo para poder hacer un análisis comparativo correcto en el futuro.

Interpretación sencilla

Los datos obtenidos deben ser comprensibles para, seguidamente, poder ser analizados e interpretados.

Objetivos realistas

Las metas impuestas deben ser alcanzables, en caso contrario, los KPI en logística no nos ayudarán a medir el desempeño.

Accesibilidad

Los datos necesarios para poder mejorar la toma de decisiones y sus resultados, deben ser fáciles de obtener.

Fiabilidad

Las métricas deben estar basadas en variables objetivas para que los resultados no den lugar a errores

Medibles

Lo que queramos mejorar debe poder ser contabilizado de forma correcta. Solo así, podremos observar la evolución de los datos y compararlos.

Los KPI en la entrega y servicio al cliente final

Dar un servicio de calidad al cliente final es uno de los elementos más importantes y complejos de la logística, ya que es la base para satisfacer y fidelizar a los usuarios. En el servicio al cliente influyen muchos factores, como la calidad de los productos y el cumplimiento de las condiciones de entrega (sobre todo, relacionadas con los costes y los tiempos).

Los KPI enfocados en el servicio al cliente están relacionados de forma directa con los costes y, también, con la efectividad y gestión de la cadena de suministro. Hay multitud de KPI en logística distintos, pero la mayoría sirven para medir lo siguiente

• Los plazos de entrega y la disponibilidad del producto
• El coste por operación.
• El servicio postventa.
• Las condiciones de pago.
• La trazabilidad de los envíos.
• La carga dañada en el transporte o en la fábrica.

Los KPI’s vinculados al transporte de mercancías

El uso de estas herramientas para medir el desempeño de los movimientos de las mercancías, va a proporcionarnos la información necesaria para descubrir las ineficiencias del transporte. Al analizar los indicadores de transporte y distribución, podremos ganar visibilidad sobre la capacidad de respuesta y flexibilidad de cada operativa. Los factores clave a tener en cuenta en el momento de evaluar esta etapa, son:

• Los costes operativos.
• Los costes de transporte.
• Los costes unitarios.
• Los costes derivados de la exportación.

La recopilación y análisis de estos elementos, nos dará la información necesaria para perfeccionar el transporte de la mercancía, desde su punto de origen hasta que llega a las manos del cliente final.